マイナンバーのセキュリティ対策
マイナンバーをシステムから分離して管理。
出来るだけ現状のプロセスを変更せず、
シンプルに運用
ユーリアコーポレーション様は人材派遣業を主な事業としており、同社社員だけでなく、多数の登録者様の個人情報を扱っておられます。平成28年度からのマイナンバー制度施行に向けて、特に人材派遣登録者様のマイナンバーをどのように安全に管理するかが、非常に大きな悩みとなっていました。様々なソリューションを比較検討した結果、マイナンバー管理の為に選んだのが「FinalCode」です。その決め手は、ガイドラインに対応した機能と強固なセキュリティでした。
会社概要
人材派遣サービスを中心に、セールスプロモーション、市場調査 /マーケティング等、企業の販売促進に関連するサービスを提供。人材登録数は14,000名に及び、国内有力企業に多くの人材を派遣している。
「既存システムのセキュリティは大丈夫なのか？」
通信事業部
部長 鈴木 氏
ユーリアコーポレーションには現在14,000名を超える人材派遣登録があり、その数は年々増加を続けています。日頃から個人情報の管理には細心の注意を払っているものの、マイナンバー制度の施行後は、これまで以上の厳格な安全管理措置が求められ、万が一事故があった場合は大きな信用の失墜に繋がってしまいます。
特に人材派遣登録者については、社員のような教育・統制が十分に行えない可能性があり、マイナンバーの取扱いに関してリスクがあると考えていました。
鈴木氏は社内でマイナンバー対策プロジェクトを担当していますが
「社会保障・税関係の業務の一部は当社人事部で行っているので、マイナンバーを自社で保管する必要があります。
現在利用しているパッケージソフトにて社員のマイナンバー管理を行うことを考えたのですが、そのパッケージのマイナンバー対応の内容を聞くと、システム入力と保管、帳票出力は出来るものの、情報漏洩対策については少々不安に感じました。
また、人材派遣登録者のマイナンバーを自社の人事給与パッケージで管理するのも現実的ではないと考えました。」と言います。
そういった課題を感じている中、鈴木氏は「FinalCode」に出会いました。
マイナンバーをシステムから分離して管理。
出来るだけ現状のプロセスを変更せず、シンプルに運用
マイナンバーの収集は、誰にとっても馴染みやすい方法にしたいと考え、郵送で行うことにしました。そうやって集めたマイナンバーを、人事部担当者がExcel表に入力して保管します。Excelは、日頃から業務に使っているアプリケーションで操作に馴染みもあり、新しいことを覚える必要がありません。
「これまではExcelファイルを守ろうとしたらパスワードしか手段が無く、Excel管理には不安がありましたが、「FinalCode」によってその不安は払拭されました。」（鈴木氏）
マイナンバーを管理するためのExcelファイルを作成した後、「FinalCode」で暗号化してしまえば、予め設定された閲覧者だけがファイルを開けるようアクセス制御することが出来ますので、安全にマイナンバーを保管することが出来ます。
「ガイドラインにも記載されていることですが、何が起こるか分からないから、マイナンバーの利用記録は全部残しておきたい。「FinalCode」は操作の度に自動でログが残る点がとても便利です。」と鈴木氏は言います。
社労士にマイナンバーを提供する際は、現行業務と同じく、社員情報の連絡票を使って受渡しをすることにしました。連絡票ファイルも「FinalCode」で暗号化したうえで社労士に渡します。鈴木氏は、「「FinalCode」は、閲覧だけであれば無料で使えるので、社労士さんにも問題無く受け入れて頂けました。」と話します。
※ダウンロードにはお客様情報の入力が必要です。
